運賃値上げ交渉の文面・テンプレート｜そのまま使える例文と書き方の3つのコツ
軽油も上がった、人件費も上がった。でも荷主さんにどう切り出せばいいか分からない——。そんなときのために、運賃値上げのお願い文書をテンプレート付きで紹介します。ついでに「テンプレートだけだと足りない部分」もこっそりお伝えします。
お願い文書は5つのパーツでできている
運賃値上げのお願い文書は、だいたいこの5つで組み立てればOKです。
- 挨拶：いつもお世話になっています、のひとこと
- 値上げの告知：運賃を見直したいと、まず伝える
- 理由：燃料費・人件費が上がった分を数字で説明
- 希望額と時期：いつから、いくらにしたいかをはっきり書く
- 締め：これからも変わらずよろしくお願いします、で締める
コツは「大変なんです」という気持ちより、数字で語ること。数字のほうがずっと伝わります。
そのまま使えるテンプレート
○○の部分を自社の状況に置き換えて使ってください。
株式会社○○ 御中
拝啓 貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
平素は格別のお引き立てを賜り、厚く御礼申し上げます。
さて、誠に恐縮ではございますが、昨今の軽油価格および人件費の上昇に伴い、
現行運賃の見直しについてご相談させていただきたく、ご連絡いたしました。
直近○ヶ月における弊社の燃料調達価格は約○%上昇しており、
あわせて人件費についても約○%の上昇が生じております。
つきましては、〇年〇月〇日のご依頼分より、運賃を○%改定いただけますよう
お願い申し上げます。
なお、附帯業務料金・燃料サーチャージにつきましては、運賃本体とは別建てで
明記させていただく形をご提案いたします。
ご多忙のところ恐れ入りますが、一度お打ち合わせのお時間を頂戴できますと
幸いです。今後とも安定的かつ安全な輸送サービスをご提供できるよう
努めてまいりますので、何卒ご理解を賜りますようお願い申し上げます。
敬具
失敗しないための3つのコツ
①感情より、数字
「苦しいので…」だけでは、正直あまり響きません。燃料費や人件費がどれだけ上がったか、数字で示すのがいちばんの近道です。
②運賃と附帯業務・燃料サーチャージは分けて書く
待機時間や積み降ろしの料金、燃料サーチャージは、運賃とは別枠で書くのが今どきのスタンダードです。2024年施行の約款改正でも、これらを分けて書く様式ができています。
③国のお墨付きを添える
国土交通省が出している「標準的な運賃」は、交渉の強い味方です。「うちの都合じゃなく、国が示している基準です」と言えるだけで、話の通りやすさがぐっと変わります。
くわしくは標準的な運賃とは？運賃交渉で使える国のお墨付き基準でも解説しています。
でも、テンプレートだけだと足りないんです
ここまで紹介したテンプレート、よくできてるんですが、実際使おうとすると意外と手が止まります。
- 「約○%上昇」の○%、自分で計算しないといけない
- 「標準的な運賃」の告示内容を、自分で調べて引用しないといけない
- 燃料サーチャージの計算式、自分で書面に落とし込まないといけない
どれも、日々の業務に追われる中だと、地味に時間を取られる作業です。
いいねのミカタなら、燃料費・人件費の上昇率を入れるだけ（軽油価格を入れれば自動計算もできます）。国の公式データを根拠にした交渉レターを、AIがサクッと作ってくれます。もちろん送る前には必ずご自身で内容を確認・編集できるので、安心して使えます。